Telecom Inspirience Award 2016

Na vorig jaar de Telecom Inspirience Award voor Best Healthcare Project in ontvangst te hebben genomen is Voicedata dit jaar wederom genomineerd voor een award. Dit keer dingt Voicedata mee in de categorie Best Cloud Communications Project met onze case bij ‘De Klok Dranken’.

Elk jaar kiezen verschillende professionals uit het vakgebied (een vakjury) een aantal cases uit die zij het mooist, meest innovatieve en het meest klantgericht vinden. Voor de categorie waarin Voicedata kans maakt zijn 6 verschillende cases genomineerd. Lees hieronder zelf waarom Voicedata wederom is genomineerd voor deze prestigieuze prijs!

Het probleem

De Klok Dranken is als drankgroothandel verbonden aan de Koninklijke Grolsch. Met 5 locaties, verspreid over heel Nederland, faciliteren zij horeca ondernemers in het hele land. Door verschillende overnames en het ontbreken van een centraal inkooporgaan is echter nooit overwogen om een centrale oplossing voor telefonie en data te implementeren. Totdat Voicedata in beeld kwam!

5 verschillende telefooncentrales op evenzoveel locaties leidden tot problemen als onbereikbaarheid van medewerkers en extra handelingen bij het doorschakelen tussen locaties. Deze onderlinge bereikbaarheid leidde met name op de klantenservice van de verschillende locaties tot irritatie: samenwerking was niet optimaal. Daarnaast lopen de kosten natuurlijk flink op wanneer het verkeer tussen locaties als extern wordt gezien. Ook de 12 facturen waren administratief gezien een flinke belasting.

De verschillende locaties hadden tevens onvoldoende kennis om onderhoud en aanpassingen op de centrales te doen, waardoor er verschillende derde partijen moesten worden ingeschakeld bij problemen.

Oplossing

Voicedata heeft de klant meteen overgezet op Managed Voice en elke user een extern telefoonnummer gegeven, zodat zowel de interne als de bereikbaarheid van buitenaf optimaal is. Mocht het toch voorkomen dat een werknemer onbereikbaar is, dan worden zij door middel van doorschakelingen keurig te woord gestaan door eerst de receptie en daarna eventueel een collega van dezelfde afdeling.

Als extra wordt de Managed UC oplossing gebruikt als chat functie om het interne telefoonverkeer te minimaliseren en als Callmanager om te zien wie er in gesprek is.

Dit is echter niet het grootste voordeel dat de Klok Dranken heeft: met seizoensdrukte is het door de gecentraliseerde oplossing niet meer nodig om extra werknemers aan te nemen, de telefonische piek kan worden opgevangen door het bijschakelen van meerdere vestigingen.

Training en bijscholing

5 medewerkers van De Klok Dranken zullen halfjaarlijks bijgeschoold worden door Voicedata over het gebruik van de Operator (beheersysteem) zodat zij zelf het beheer van het telefoonsysteem kunnen overnemen. Dit levert de nodige tijdwinst op, en bij aanpassingen is het eenvoudig deze door te voeren in het systeem. Natuurlijk is Voicedata continu op de achtergrond aanwezig om vragen te beantwoorden en hulp te bieden waar nodig.

Kostenbesparing

Qua abonnementskosten is een besparing van zo’n 20% gerealiseerd, maar de grootste telefonische besparing zit in de gesprekskosten: liefst 40%. Ook op onderhoudskosten wordt ongeveer €2000,00 per jaar bespaard.

De totale besparing op het gebied van telefonie en glasvezel (ook in het beheer van Voicedata) is op jaarbasis tegen de €15.000,00 excl. BTW. Worden daarnaast de seizoenswerkers meegenomen, dan is de besparing al snel een veelvoud hiervan.

Ook de administratie zal blij zijn met de overstap. In plaats van meerdere facturen van meerdere pagina’s, bestaat de totaalfactuur nu uit één pagina. Wanneer we de specificaties meetellen komen er 6 pagina’s bij, maar dit blijft een ‘besparing’ van ongeveer 100 pagina’s: tel uit je tijdwinst!