Q-Board: visuele wachtrijen

Deze maand heeft Voicedata een realtime wachtrijenmonitor toegevoegd aan het dienstenportfolio. Q-board is een add-on voor de softphone applicatie Managed UC en kan dus ook vanuit de browser worden opgeroepen. De Managed UC-applicatie is gratis voor Managed Voice (hosted VoIP)-gebruikers van Voicedata. Om gebruik te maken van Managed UC en het Q-board is slechts een geschikt gebruikersaccount nodig. U kunt deze opvragen bij onze supportafdeling op support@voicedata.nl. Bent u nog geen klant van Voicedata? Vul dan het informatieformulier in en wij nemen binnen 24 uur contact met u op.

Lang in de wachtrij staan is een irritatie van veel klanten, of dit telefonisch of fysiek is maakt weinig verschil. In een fysieke winkel is het eenvoudig te zien hoe druk het is en het is snel op lossen: een extra kassa openen. Virtueel is het een stuk lastiger, want er is relatief weinig realtime inzicht in wachtrijen.

Realtime overzicht

Het Q-board monitort wachtrijen wél realtime. Per wachtrij is een overzicht beschikbaar van de nummers of personen die in de wacht staan. Hierbij wordt ook de wachttijd weergegeven, om nog meer grip te creëren op de lengte van de wachtrij. Tot 5 wachtrijen kunnen worden toegevoegd aan het overzicht, maar om het in één oogopslag te blijven controleren is 3 het maximum. In het overzicht is snel te zien of het nodig is om bij te springen met extra personeel, zelfs per wachtrij. Wachttijden kunnen meteen worden verkort door het Q-board in de gaten te houden en te ageren op ‘volle’ afdelingen.

Kleurcodering

Zoals op de afbeelding te zien is maakt het Q-board gebruik van verschillende kleuren. De grotere vakken, bovenaan, geven de wachtrijen (inclusief naam) weer. Groen betekent dat er voldoende medewerkers beschikbaar zijn, rood geeft aan dat het druk is en extra medewerkers benodigd zijn, terwijl geel/oranje hier tussenin zit. Verder geven drie kleinere vakken aan hoeveel medewerkers aangemeld zijn op de wachtrij, hoeveel er in gesprek zijn en hoeveel personen er in de wacht staan.

In de rij hieronder staan eerst de medewerkers die aangemeld zijn, plus hun status. Groen is beschikbaar in UC, rood is in gesprek en blauw betekent aangemeld op een ander device (vaste telefoon/mobiel).

De laatste rij bevat de wachtenden op dit moment. Als het nummer bekend is in het telefoonboek zal hier een naam staan, anders is het een ‘Unknown caller’. Wel wordt altijd het nummer weergegeven.

Dynamisch gebruik

De kleurverandering kan uiteraard naar wens worden geconfigureerd. Bij hoeveel beschikbare medewerkers moet de kleur van groen naar oranje? En hoelang moeten calls in de wachtrij staan alvorens de kleur naar rood gaat? Dit is eenvoudig aanpasbaar om het Q board op uw situatie aan te passen.

Call Manager

Het Q Board is uitstekend te combineren met de Call Manager add-on. Door de combinatie wordt het nog makkelijker en sneller om op een wachtrij in te springen, zodat langdurige wachtrijen nog sneller worden weggewerkt. Deze flexibiliteit is een must op drukke afdelingen en geeft meer vrijheid aan managers en medewerkers om inkomende oproepen te managen.