Veel organisaties zijn niet alleen telefonisch of per e-mail bereikbaar, maar gebruiken ook Whatsapp Business voor klantcontact. Laagdrempelig, eenvoudig en zonder de tijdsdruk die bijvoorbeeld bij livechat hoort.
Whatsapp Business (gratis variant) zorgt ervoor dat je naast je persoonlijke Whatsapp een extra applicatie hebt om berichten te ontvangen en versturen, ideaal om prive en zakelijk te scheiden.
Whatsapp zorgt ervoor dat ZZP-ers, eenmanszaken, start-ups en kleine organisaties enorm prettig om bereikbaar te zijn, maar niet direct gestoord te worden tijdens werkzaamheden.
MKB+ en grootzakelijk zetten Whatsapp for Business in om communicatie planbaar te maken, veelgestelde vragen te beantwoorden zonder menselijke tussenkomst en de telefonische druk op de klantenservice te verlagen.
Whatsapp Business gratis en Whatsapp Business API (betaalde variant)
Er zijn 2 mogelijkheden om gebruik te maken van Whatsapp Business, namelijk de gratis variant die we in dit artikel uitleggen en de betaalde variant genaamd Whatsapp Business API. De betaalde variant zorgt ervoor dat je met meerdere personen en apparaten Whatsapp berichten kunt verwerken, chatbots kunt toevoegen en zelfs marketingcampagnes kunt opzetten met outbound whatsapp berichten (templates).
De gratis variant zorgt ervoor dat je een 2e whatsapp applicatie op je smartphone kunt draaien met een ander nummer en dat je ook via web (computer of laptop) chats kunt afhandelen. Je zou dus met 2 personen tegelijkertijd chats kunnen afhandelen met de gratis variant.
Wat kan de betaalde variant nou allemaal meer?
Wil je met meerdere mensen Whatsapp berichten verwerken, chatbots toevoegen, orders verwerken, afspraken inplannen en meer? Kijk dan direct op de pagina Whatsapp Integraties en boek een demo zodat we je alle mogelijkheden kunnen laten zien. En ja, dat zijn er veel!
Whatsapp Business downloaden en installeren
Voordat we het stappenplan volgen om de applicatie te downloaden en te installeren is het belangrijk dat je beschikt over een telefoonnummer die je gaat koppelen aan Whatsapp Business. Onze tip? Gebruik een vast telefoonnummer! Dit kan gewoon het hoofdnummer van jouw organisatie zijn of een nieuw vast nummer. Een vast nummer zorgt voor een betrouwbare en professionele uitstraling en helpt je ook om hoger in (lokale) zoekresultaten van Google te komen.
De eerste stap is het downloaden van Whatsapp Business in de bekende appstores. In het blok naast deze tekst hebben we de downloadlinks toegevoegd.
Na het downloaden vraagt Whatsapp Business je het telefoonnummer toe te voegen. Vul hier je zakelijke nummer in (06 of vast) en kies daarna voor verificatie per SMS of telefonisch. Wanneer je een vast nummer hebt kies je voor telefonisch zodat je gebeld wordt op dat nummer.
Na de verificatie kun je Whatsapp Business gebruiken, maar zorg er natuurlijk wel voor dat je profiel helemaal spik en span eruit ziet. Hoe je dat doet lees je verderop in dit artikel.
Installatie afgerond, direct beginnen met chatten via Whatsapp Business!
Ready to chat! Je kunt vanaf nu chatten op je zakelijke nummer met klanten, maar dat vinden wij natuurlijk nog net niet helemaal zoals het hoort. Wanneer je zakelijk gaat chatten, moet dat er natuurlijk wel professioneel uitzien en ook de manier waarop je de chats verwerkt, hoe je antwoorden geeft en communiceert met klanten is met een aantal eenvoudige stappenplannen geweldig te optimaliseren, lees dus vooral verder.
Download Whatsapp Business
Gebruik de volgende links om Whatsapp Business te downloaden.
Voordat je gaat starten met chatten, chats ontvangen en alles wat je van Whatsapp kent is het natuurlijk wel belangrijk dat je bedrijfsprofiel professioneel er gelikt uitziet. Hoe doe je dat?
Open Whatsapp Business en klik rechtsonder op Instellingen
Klik bovenaan op de door jou ingestelde naam, in ons geval is dat “Voicedata”
Het scherm “bewerk bedrijfsprofiel” is nu geopend en voeg hier je logo toe, een achtergrondafbeelding en vul je bedrijfsgegevens compleet in! Tip: gebruik openingstijden. Waarom? Als iemand buiten openingstijden een bericht stuurt kun je automatische antworden gebruiken!
Heb je dit ingevuld? Check dan nog voor de zekerheid even of je Facebook, Instagram en je website hebt toegevoegd, want dat werkt straks allemaal samen!
Uitgelicht: Producten en diensten
In het bedrijfsprofiel vind je de sectie Producten en diensten met als optie “Catalogus”. Hier kun je producten en diensten toevoegen die zichtbaar zijn of worden voor degene die contact met je probeert te leggen via Whatsapp.
Beschik je over producten en diensten die online te bestellen zijn? Gebruik deze optie in Whatsapp Business inclusief link naar de bestelpagina. Hieronder staan 2 screenshots van een catalogus item van Voicedata; een gratis telefoonnummer dienst die eenvoudig online te bestellen is.
Hoe werkt het bestellen via Whatsapp?
Personen of organisaties kunnen via Whatsapp de producten of diensten bestellen. Jij ontvangt een bericht in Whatsapp Business met daarin de bestelling in een chat van de contactpersoon. Mocht je meer informatie nodig hebben dan kun je dat direct in die chat vragen!
Alle overige opties van het bedrijfsprofiel beantwoorden we in de FAQ sectie van deze pagina.
Gebruik Tools in Whatsapp Business
Het menu van Whatsapp Business bevat de optie Tools. Hier kun je verschillende zaken beheren binnen je Whatsapp for Business account, denk aan Catalogus, Advertenties, maar het belangrijkste zijn de tools om je chats te organiseren en er zijn wat handige links te gebruiken vanuit dit menu.
Organiseer je chats in Whatsapp Business
Er zijn 4 opties om je chats te organiseren:
Labels (Orden chats en klanten)
Begroeting (Verwelkom nieuwe klanten automatisch)
Afwezigheidsbericht (Geef automatisch antwoord wanneer je afwezig bent)
Hieronder leggen we stap voor stap uit hoe je die opties kunt gebruiken inclusief screenshots.
Labels
Stel zelf labels met kleurtjes in die je kunt toepassen op je chats om overzicht te bewaren. Whatsapp Business heeft al een aantal standaard labels beschikbaar. Is het een must? Nee. Is het handig wanneer je veel chats ontvangt? Ja!
Begroeting
Neemt iemand voor het eerst contact met je op via Whatsapp? Stuur automatisch een begroeting. Tip: Gebruik de SMART methode. De autoreply geeft direct aan wanneer er antwoord verwacht mag worden, wel zo prettig!
Voorbeeld: “Bedankt dat je contact opneemt met Voicedata. Wij reageren vaak binnen 2 uur op Whatsapp berichten op werkdagen tussen 9 en 5”.
Afwezigheidsbericht
Wanneer iemand contact opneemt via Whatsapp kan het prettig zijn om een afwezigheidsbericht in te stellen wanneer je niet direct kunt reageren.
Tip: Gebruik altijd openingstijden. Bij het gebruik van openingstijden kun je een afwezigheidsbericht gebruiken om de verwachting van degene die contact met je opneemt te managen. Geef duidelijk aan wanneer je reageert op Whatsapp berichten en dat degene contact opneemt buiten openingstijden.
Snelle antwoorden
Een hele prettige tool is “snelle antwoorden”. Je kunt hier uitgebreide antwoorden (of tekst) toevoegen die je later met een sneltoets in de chat naar je contact kunt sturen.
Voorbeeld
Sneltoets: “Bestellen”
Tekst: “Je kunt bij ons eenvoudig online bestellen, op https://www.voicedata.nl/ staan onze producten en diensten inclusief bestel- of informatieformulier.”
In een chat kun je dan op de slash klikken / en je snelle antwoorden verschijnen. Hierdoor bespaar je veel tijd en stuur je een perfect antwoord die je vooraf hebt gedefinieerd.
Beheer je account
Onder Beheer je account krijg je 3 opties:
Profiel (beheer adres, openingstijden en website)
Facebook en Instagram (voeg Whatsapp toe aan je profielen)
Korte link (Nodig uit om te chatten via link of QR-code)
Profiel
Dit is een snelkoppeling naar jouw bedrijfsprofiel, in het vorige hoofdstuk hebben we behandeld wat je hier allemaal kunt toevoegen en aanpassen. Nogmaals: Vul dit zo compleet mogelijk in zodat je betrouwbaar, professioneel en flitsend overkomt!
Facebook en Instagram
De eigenaar van Facebook, Instagram, Whatsapp en Whatsapp Business is META. Dit zorgt ervoor dat alle platformen onderling naadloos integreren en dat is wel zo prettig, koppel daarom je sociale profielen aan Whatsapp Business zodat je ook via die kanalen je communicatie kunt verplaatsen naar Whatsapp!
Tip: Koppel altijd je sociale bedrijfsprofielen. Waarom? Wanneer mensen reageren via Facebook of Instagram behoud je altijd meerdere kanalen waarin je moet communiceren. Richt het zo in dat al je communicatie gepusht wordt naar Whatsapp for Business zodat je alleen maar van daaruit hoeft te chatten!
Korte link
Whatsapp Business generereert voor ieder account een korte link inlcusief QR code. De links staan in deze sectie vermeldt en kun je kopieren of delen met iemand vanaf je mobiele telefoon.
Tip: Gebruik de QR code op je website De QR Code die Whatsapp genereert kun je eenvoudig naar jezelf toesturen en de afbeelding kun je opslaan en toevoegen aan je website. Op die manier kunnen bezoekers snel en eenvoudig contact leggen via Whatsapp Business!
Laat je bedrijf groeien: Catalogus en Adverteren
Deze 2 opties binnen tools combineren we, omdat adverteren hoort bij de producten en diensten die je wil aanbieden via Whatsapp Business. Eerder in dit artikel lieten we je al wat screenshots zien, hier beschrijven we de mogelijkheden.
Catalogus
Open catalogus en je ziet direct 2 mogelijkheden
Voeg nieuw item toe
Voeg nieuwe collectie toe
Nieuw item
Een nieuw item toevoegen spreekt voor zich en opent een pagina waarin je een foto kunt toevoegen, een producttitel en productomschrijving, de prijs van het product en een link naar de webshop of bestelpagina. Zie het eerste screenshot onder deze tekst.
Nieuwe collectie Het is mogelijk om collecties toe te voegen zodat je producten en diensten kunt categoriseren. In de screenshots onder deze tekst zie je een voorbeeld hoe dat eruit ziet op Whatsapp Business.
Bestelling geplaatst
Dit is geen optie in het menu, maar wel handig om te weten. Wanneer iemand een bestelling heeft geplaatst krijg je een bericht in Whatsapp met daarin de bestelling en de link naar de winkelwagen. Dit wordt ook direct een chat, zodat je snel kunt schakelen met je klant en eventuele aanvullende informatie kunt delen of gegevens kunt opvragen.
Adverteer
Wanneer je op de knop “Adverteer” klikt krijg je direct een voorbeeldadvertentie, waarschijnlijk met jouw profiel. Je kunt onderaan klikken op “aan de slag” en dat is wat je moet doen om te beginnen met adverteren. Vanaf hier kun je inloggen met je Facebook account, advertenties aanmaken, teksten toevoegen, foto’s toevoegen en kiezen welke doelgroep je wil targetten en of je dat via Facebook en/of Instagram wil doen.
Let op: Adverteren gaat altijd via je META Business profiel. Degene die dit instelt moet dus een Facebook Business inlog hebben en daar ook administrator van zijn. In Facebook Business staan jouw bedrijfs- en betaalgegevens.
Onze tip: Wil je advertenties tonen vanuit Whatsapp for Business? Schakel een specialist in die hier dagelijks mee bezig is en begin er niet zelf aan. Wil je weten wie je hierbij kan helpen? Laat je gegevens achter onderaan deze pagina en we koppelen je aan een expert.
Whatsapp Business in de praktijk
Veel organisaties gingen je natuurlijk al voor en Whatsapp Business wordt dagelijks enorm veel gebruikt. De standaard Whatsapp Business gebruiker is voornamelijk aan het chatten met zakelijke contacten en daar is het natuurlijk ook voor bedoeld. Dit neemt niet weg dat je door het optimaal inrichten van je Whatsapp Business profiel je wel direct een goede indruk kunt achterlaten, want die eerste indruk maak je maar 1 keer en deze gids zorgt ervoor dat je binnen 15 minuten een geweldig Whatsapp Business profiel hebt die daarvoor zorgt.
We zien een aantal duidelijke gebruikersprofielen voor de gratis variant van Whatsapp Business:
Whatsapp Business wordt veel gebruikt door personen die zakelijk en prive gescheiden willen houden, zeker ook op Whatsapp gebied want je bent nou eenmaal “altijd” bereikbaar.
Veel ZZP-ers en kleine organisaties gebruiken Whatsapp Business als belangrijkste communicatietool, belangrijker nog dan telefoon en email, omdat het zo laagdrempelig en eenvoudig te gebruiken is en omdat de communicatie planbaar is. Je reageert of antwoordt wanneer het jou uitkomt.
Grotere organisaties gebruiken Whatsapp Business (gratis) op persoonlijk niveau, niet op bedrijfsniveau. Daar gebruiken ze de betaale Whatsapp Business API en bijbehorende oplossingen voor.
Upgrade naar Whatsapp Business API
Heb je behoefte aan meer dan een goed profiel en het beantwoorden van chats door 1 of 2 personen? Whatsapp Business API is in te zetten als ideale tool voor communicatie met klanten, clienten of andere contactpersonen. Whatsapp Business API maakt de volgende toevoegingen mogelijk:
Meerdere collega’s kunnen de chats van 1 nummer beantwoorden, toewijzen en beheren
Voeg een chatbot toe op Whatsapp die automatisch antwoorden geeft, bestellingen aanneemt, afspraken inplant en meer
Telefoongesprekken die niet worden beantwoordt kunnen doorgezet worden naar Whatsapp zodat je communicatie planbaar maakt of klanten sneller helpt door een telefoongesprek om te buigen naar een Whatsapp bericht met een link naar de website om een product te bestellen, tafel te reserveren of een afspraak te maken.
Graag verwijzen we door naar de pagina Whatsapp Integraties waar meer informatie staat over de Whatsapp Business API mogelijkheden.
Ja, Whatsapp Business is gratis, je hebt wel een telefoonnummer nodig die anders is dan het nummer dat gekoppeld is aan je prive Whatsapp. Heb je dit nummer niet? Dan adviseren wij een vast nummer te registreren en dat kan gratis bij Voicedata via https://www.voicedata.nl/gratis-vast-nummer/
Ja dit is mogelijk! Maak eerst een back-up voor de zekerheid van je Whatsapp account voordat je dit gaat doen.
Je kunt Whatsapp Business installeren naast je prive Whatsapp en daar kun je je registreren met je bestaande telefoonnummer die nu gekoppeld zit aan je prive Whatsapp. Tijdens de registratie wordt je nummer automatisch herkend en kun je kiezen om je huidige nummer te gebruiken voor Whatsapp Business.
Belangrijk om te weten is dat je chatgeschiedenis wordt overgezet naar Whatsapp Business en dat je daarna niet beide applicaties tegelijk kunt gebruiken met hetzelfde nummer.
Het is ook mogelijk om op dezelfde manier, maar dan andersom, je Whatsapp Business weer om te zetten naar Whatsapp prive.
De standaard Whatsapp applicatie is prima voor chats en gesprekken, maar heeft niet de extra opties als openingstijden, automatisch antwoorden, snelle antwoorden en eigenlijk alles wat we in deze gids omschrijven. Daarnaast is het prettig om zakelijk en prive te scheiden, want door Whatsapp ben je echt altijd bereikbaar, ook op vakantie.
Ja dat is mogelijk, je kunt beide applicaties installeren en gebruiken op je smartphone. Je hebt voor beide applicaties wel een uniek nummer nodig. Het is dus niet mogelijk om met hetzelfde nummer beide applicaties te gebruiken.
Het is eenvoudig om je vaste nummer te koppelen aan Whatsapp Business, want je kunt kiezen voor een verificatie per SMS of per telefoon.
Kies verificatie per telefoon en Whatsapp gaat je bellen, je ontvangt een gesprek waarin een voicebot de verificatiecode uitspreekt die jij dient in te voeren, ideaal!
Let op; Het vaste nummer moet wel direct beantwoordt worden, zorg dus niet dat er in je telefooncentrale een welkomstboodschap wordt gebruikt of een keuzemenu. Wanneer je een verificatie code wil ontvangen moet je dat dus omzeilen, dit kan natuurlijk ook door tijdelijk het vaste nummer naar je mobiele nummer door te schakelen.
Meer informatie ontvangen?
Laatst bijgewerkt:
Auteur: Xander
Xander is directeur bij Voicedata en deelt graag zijn kennis en ervaringen op gebied van VoIP, Bellen via Teams, mobiele telefonie en internet met (potentiële) zakelijke gebruikers.
