PI-groep & Voicedata
De uitdaging
Pi-Groep is een maatschappelijk bedrijf voor de geestelijke gezondheid in Noord-Nederland en Flevoland. Pi-Groep staat voor persoonlijke impulsen in zorg, samenleving en werk. Pi-groep biedt mensen met geestelijke gezondheidsproblemen integrale zorg en integratie op maat. Daarbij worden zij tevens gestimuleerd om hun eigen kracht en talenten vrij te maken, verder te ontwikkelen en deze toe te passen op alle levensterreinen. Pi-groep biedt basis en specialistische GGZ, AWBZ-zorg en re-integratiediensten vanuit vestigingen in Friesland, Flevoland en Drenthe. De vestiging in Groningen is in ontwikkeling.
Pi-Groep is in een paar jaar tijd enorm gegroeid qua omvang en locaties. Op dit moment zijn er 16 locaties actief. Hierdoor zijn er verschillende problemen ontstaan met betrekking tot bereikbaarheid en beheersbaarheid.
Bereikbaarheid
De Pi-Groep herkende problemen door de groei met name op het gebied van de bereikbaarheid van de medewerkers. Doordat er steeds meer personeel bij kwam, werd de bereikbaarheid op de vaste telefonie een lastig verhaal. Op de mobiele telefoon was de medewerker wel te bereiken, maar er was slechts een eenvoudige mobiele oplossing van een concullega actief, waardoor er geen gebruik gemaakt kon worden van functies als BLF, doorverbinden en doorschakelen. Het kostte veel tijd en moeite om een collega te bereiken, mede door de beperkingen van de systemen van twee concullega’s.
Op gebied van vaste telefonie waren alle locaties bereikbaar onder 1 of 2 nummers, er waren dus altijd extra handelingen nodig (doorverbinden via receptie) om een specifieke medewerker direct te bereiken.
Problematiek Management Netwerk – Telefonie – Internet op meerdere locaties
De Pi-Groep had verschillende aanbieders voor vaste telefonie en internet en de ICT-afdeling draaide overuren door het managen van verschillende verbindingen via verschillende aanbieders en liep tegen onmogelijk onderhoud aan op verschillende telefooncentrales. Er was ook geen policy wat betreft apparatuur waardoor het managen van iedere verbinding enorm veel tijd in beslag nam. Qua telefonie was de ICT-afdeling van de Pi-Groep niet getraind of geschoold in onderhoud of aanpassingen op de aanwezige centrales waardoor er eigenlijk niets in eigen beheer lag, er moest altijd een derde partij ingeschakeld worden voor telefonie.
Kosten
Door verschillende aanbieders, geen onderlinge koppelingen en een andere mobiel aanbieder stegen de kosten flink. Het onderlinge verkeer is enorm hoog en er werd door concullega’s voor iedere seconde tegen standaardtarief doorbelast. Er werd geen gebruik gemaakt van een GSM BOX waardoor ook alle uitgaande calls naar mobiele aansluitingen van collega’s gewoon werden doorbelast.
Administratief
Door de groei van de organisatie verdween het overzicht in de facturen, de klant kreeg iedere maand zo’n 200 pagina’s van concullega1 aan facturen, 50 pagina’s van concullega2 en een enorme mobiele factuur van concullega3 met verbruik van circa 300 pagina’s.
Wat was uw oplossing en welke dienst(en) heeft u geïmplementeerd?
- 124 Managed Voice users waarvan circa 60 Managed Mobile
- 102 SIM-kaarten actief
- 1 PSTN verbinding voor lift
- 4 Voice Connects voor FAX en Frankeer
- 16 EWAN verbindingen, ADSL (7), VDSL (3), FTTH (4), Zakelijk Glasvezel (2)
- 371 telefoonnummers – Verschillende regio’s en een 088-nummerblok
- 20 alarm polsbandjes gekoppeld via Managed Mobile
Bereikbaarheid
Voicedata heeft de klant direct overgezet op Managed Voice en in de 3 maanden daaropvolgend alle mobiele abonnementen overgenomen en alle abonnementen geïntegreerd op de vaste telefonie via Managed Mobile. In totaal heeft de klant nu 124 aansluitingen, waarvan ongeveer de helft bestaat uit Managed Mobile.
Alle users hebben een 088-nummer gekoppeld gekregen zodat ze ook van buitenaf rechtstreeks bereikbaar zijn.
Door deze oplossing is iedere medewerker bereikbaar via een intern nummer, mobiel nummer en een 088-nummer, zodat de bereikbaarheid van de medwerker optimaal is.
Ook kunnen alle collega’s van elkaar zien of ze in gesprek zijn via Managed UC of BLF op het toestel.
Door het instellen van doorschakelingen (extern en intern) op Managed Mobile worden er bijna geen voicemailberichten meer ingesproken, maar worden mensen van buitenaf altijd te woord gestaan via de receptie en worden interne gesprekken gerouteerd naar een specifieke collega van hetzelfde team als de desbetreffende medewerker, die op dat moment zijn of haar oproep niet beantwoordt.
De receptie gebruikt de Managed UC Call Manager om van alle collega’s te zien of ze in gesprek zijn of niet. Daarnaast zijn er plannen om de chatfunctie te gebruiken voor interne communicatie (via browser en via de App op de smartphone).
Problematiek Management Netwerk – Telefonie – Internet op meerdere locaties doordat Voicedata over alle verschillende netwerken internetverbindingen kan leveren hebben we alle huidige verbindingen opgezegd en voor alle locaties een nieuwe verbinding aangevraagd. In totaal liggen er nu 7 ADSL, 3 VDSL, 4 FttH en 2 zakelijke glasvezel verbindingen op alle Pi-Groep locaties. Wij hebben in samenspraak met de klant gekozen voor allemaal Draytek Routers zodat hier uniformiteit in is, alle locaties zijn onderling met elkaar verbonden ook qua data.
Het beheer qua telefonie wordt nu allemaal vanuit Operator gedaan, er zit geen enkele partij meer tussen en 3 IT-medewerkers van de Pi-Groep worden 2 x per jaar getraind door Voicedata in alle mogelijkheden en functionaliteiten van Managed Voice.
Alle locaties worden nu zonder verschillende tussenpersonen en aanbieders beheerd vanuit 1 enkel platform.
Door het inzetten van 1 specifiek merk en het kiezen van 1 specifieke aanbieder (Voicedata) voor internet en telefonie, is er qua werktijd 1 volledige FTE bespaard bij de Pi-Groep op de IT-afdeling. Door Operator en de servicedesk van Voicedata is de tijd voor het onderhoud en management enorm gedaald.
Samen met de IT-partij (WeVo) heeft Voicedata het gehele netwerk aangepast en opnieuw ingericht. Alles loopt zeer vlot qua onderhoud en troubleshooting, wat heeft geresulteerd in een zeer enthousiaste ICT Partij die direct reseller is geworden bij Voicedata (en zeer succesvol brengt WeVo iedere maand zo’n 2 tot 5 klanten aan).
Kosten
Door het kiezen van de juiste verbindingen voor internet en het opzetten van VPN-verbindingen vanaf locaties waar de snelheid te wensen overliet, heeft de Pi-Groep enorm kunnen besparen. Verschillende SDSL en COAX verbindingen werden opgezegd en alle mogelijke verbindingen uit het Voiceworks portfolio werden ingezet.
De kosten voor Internet zijn zo’n 40% lager dan voorheen, daarnaast bespaart de Pi-Groep enorm veel tijd door alle verbindingen door 1 partij te laten leveren, inclusief de hardware.
Door het inzetten van Managed Voice en Managed Mobile is alle verkeer onderling gratis, alleen dit heeft al gezorgd voor een besparing hoger dan €1000,- per maand. Daarnaast is een Hosted VoIP oplossing voor 16 locaties goedkoper dan 16 x ISDN, en heeft de klant een enorme besparing gerealiseerd door Managed Mobile BLUE te integreren. In totaal is de klant qua telefonie zo’n €5000,- per maand gaan besparen.
De kostenbesparing is puur op basis van abonnementen en gesprekskosten telefonie, de servicecontracten hadden wij niet inzichtelijk. Er liepen 3 verschillende servicecontracten bij 3 leveranciers voor de telefooncentrales op 9 locaties. Uiteraard zijn al deze kosten niet meer van toepassing na de overstap naar Managed Voice.
Administratief
De factuur die de Pi-Groep nu ontvangt is nog steeds groot, maar je moet alles relatief zien. De totaalfactuur qua abonnementen is op dit moment slechts 8 pagina’s.
De factuur voor vaste telefonie en internet is 1 pagina, t.o.v. zo’n 250 pagina’s voorheen.
De factuur voor mobiele telefonie is van 300 naar 108 pagina’s gegaan (inclusief specificaties uiteraard). Dit heeft de Pi-Groep ook administratief enorm veel tijd bespaard.
Extra: Alarmering
De patiënten/cliënten van de Pi-Groep zijn vaak ex-gedetineerden of mensen met een psychische aandoening waardoor ze vaak vrij agressief zijn. Alle groepsleiders (20) van de Pi-Groep hebben een polsband die in contact staat met een GSM, waarin een Managed Mobile abonnement actief is. Door in druk op de rode knop op de polsband worden collega’s geseind dat er een collega in nood is. Door de koppeling via Managed Mobile weet iedereen direct om wie het gaat door het interne nummer en waar diegene op dat moment zich begeeft.
De grootste voordelen voor de PI-groep:
- Enorme tijdsbesparing (1 FTE) voor het beheer van telefonie en internet
- Enorme tijdsbesparing qua administratie, van 550 pagina’s factuur naar 108 pagina’s
- Optimale bereikbaarheid op vast en mobiel intern en extern
- Flinke kostenbesparing internet en telefonie (zo’n 50% t.o.v. de vroegere oplossing)
Extra – Reseller
Door optimaal samen te werken met de ICT partij van de Pi-Groep is een resellerschap met die ICT partij tot stand gekomen. Die desbetreffende partij is nu een van de meest succesvolle dealers/resellers van Voicedata!
